Dit is een gastblog door Edwin Vlems

“Wat doen we dan? We kunnen natuurlijk geen reclame maken.” Het is elke keer weer een groot dilemma als we een evenement organiseren over inbound marketing. Want de filosofie achter inbound is dat je mensen niet onderbreekt bij wat ze interessant vinden, maar dat je BENT wat ze interessant vinden. En dat werkt goed als je klanten naar je bedrijf toe wilt trekken, maar het wordt een stuk moeilijker als je wilt dat ze op 21 januari in Leeuwarden bij een inbound evenement aanwezig zijn. In een recent artikel door Hubspot werd het ook toegegeven: alleen bij het organiseren van evenementen kun je nog outbound marketing (reclame en zo) nodig hebben, dat red je niet met inbound. Maar omdat ik het toch wil proberen ben ik me gaan verdiepen in de mogelijkheden voor ‘Inbound Eventmarketing’, oftewel het communiceren over een evenement zonder ‘spammy’ te zijn. 

Ik heb vooral veel geleerd van de manier waarop -natuurlijk- de mensen van Hubspot hun evenement ‘Inbound 2014′ hadden gecommuniceerd, maar ook op andere plekken zag ik originele voorbeelden. Op een bepaald moment had ik zelfs zoveel tips verzameld dat ik besloot er een whitepaper van te maken (nee niet achter een formulier), maar voor mijn vrienden van One4Marketing besloot ik een blog erover te schrijven. Want dat had ik ze beloofd.

Inbound tips sprokkelen

“Dat valt nog niet mee Edwin, een blog schrijven over inbound TV-commercials.” Tobias Pasma en zijn collega’s van One4Marketing waren bezig met een serie ‘Outbound marketing op Inbound wijze’, wat blijkbaar nog niet zo meevalt. En aangezien ik het plan had opgevat om me te verdiepen in ‘Inbound Eventmarketing’ stelde ik voor om één deel van hun serie voor mijn rekening te nemen. En dat lees je nu. Door heel veel tweets en posts op andere media te bekijken, kon ik een hele verzameling tips bij elkaar sprokkelen, die ik vervolgens nog netjes moest organiseren. Natuurlijk was een chronologische indeling het meest logisch (tips voor, tijdens en na het evenement), zij het dat er ook tips waren die niet makkelijk in die chronologische hokjes te plaatsen waren. En daarnaast iets over de ‘algemene mindset’, dus laat ik daar eens mee beginnen.

Algemene inbound mindset

Want dat was toch wel mijn belangrijkste les uit mijn zoektocht naar de beste ‘Inbound Eventmarketing': de juiste mindset. Er is namelijk best veel -en vaak- authentieks te melden (en dus te delen) rond de organisatie van een evenement, je moet dan wel alert zijn. Bijvoorbeeld door het delen van foto’s van de organisatie als ze het evenement aan het voorbereiden zijn, of teaser-tweets die anderen nieuwsgierig maken. Om goed aan ‘inbound eventmarketing’ te kunnen doen zijn vier algemene zaken vooral belangrijk: relevantie, authenticiteit, alertheid en vooruitdenken:

• Relevantie: de (potentiële) bezoekers willen best vaker door jou worden ‘lastig gevallen’ over je evenement, als je dat elke keer maar met iets relevants doet (en dus niet telkens met hetzelfde berichtje).
• Authenticiteit: je boodschappen hebben méér effect als ze authentiek zijn, wat betekent dat je vooral de boodschappen van anderen moet faciliteren (door bijvoorbeeld een hashtag voor je event te communiceren).
• Alertheid: Er komen best veel interessante gelegenheden voorbij om over te communiceren, bijvoorbeeld als de organisatie bezig is met de voorbereidingen. Maak foto’s en deel ze.
• Vooruitdenken: zorg dat op zijn minst de datum van de volgende editie bekend is, zodat deze al tijdens de huidige editie gecommuniceerd kan worden onder het motto ‘smeed het ijzer als het heet is’.

Als je bovenstaande op orde hebt ben je qua ‘marketing’ van je event al een heel eind. Maar dan nog zijn er best veel leuke manieren om aandacht voor je evenement te vragen zonder dat je aan het zeuren bent. En die behandel ik hieronder.

Algemene tips

Zoals hierboven gezegd kun je de meeste tips voor goede ‘Inbound Eventmarketing’ chronologisch indelen: voor, tijdens of na het evenement. Maar er zijn ook ‘tijdloze’ tips, en daar wil ik graag mee beginnen. Ik pik er een paar uit het whitepaper:

• De hashtag: deel de event-hashtag voor, tijdens en (zelfs) na het evenement, zodat er een goed te volgen stroom communicatie ontstaat voor degenen die dat willen. Je hashtag moet logisch zijn voor de bezoeker en zo makkelijk te onthouden, er hoeft niet per se een jaartal in te staan. Gebruik als organisatie ook hashtags voor woorden waar veel op gezocht wordt, zodat je evenement later ook goed gevonden wordt.
• Kadermarketing (jawel woord zelf verzonnen): vertel ook over de niet-inhoudelijke aspecten van je evenement, bijvoorbeeld over de cateraar, over het evenementencomplex of over de stad (voorbeeld).
• De e-mail nieuwsbrief die zowel voor als na een belangrijke functie heeft, ook voor niet-bezoekers. Probeer zoveel mogelijk mensen hun mailadres in te laten vullen en hou ze op de hoogte (ook achteraf) van ontwikkelingen. Wees daarbij relevant, niet spammen.

Tips voorafgaand aan het evenement

Het is een bekend fenomeen uit de sales: je hebt een flink aantal contactmomenten nodig voordat een klant bereid is iets bij je te kopen. Datzelfde geldt voor eventmarketing: slechts weinig van de aanwezigen hadden één berichtje nodig om het aanmeldformulier in te vullen, vaak zijn er meerdere contactmomenten aan vooraf gegaan. Nu de traditionele advertenties door mensen steeds vaker genegeerd worden, betekent het dat je voorafgaand aan het evenement regelmatig op relevante en authentieke wijze met social media en content ‘in the picture’ moet komen. En dat hoeft niet storend te zijn: mensen vinden ‘the making of’ bijvoorbeeld erg interessant: foto’s van voorbereidingen, interviews met sprekers etc. Even een paar tips uit het whitepaper:

• Teasers: Laat op social media af en toe wat hints vallen die nieuwsgierigheid opwekken bij potentiële aanwezigen.
• Sprekermarketing: Interview de sprekers vooraf, deel foto’s en hun biografie etc (voorbeeld).
• Promoblogs: Voorbereidende blogs schrijven, b.v. over event-marketing.

Tips tijdens het evenement

Tijdens het evenement is het ‘ijzer heet’ en moet je het ‘smeden’. Zelfs al levert het je voor dat evenement geen nieuwe bezoekers op dan ben je toch nog aan het werk voor een eventuele volgende editie, of op zijn minst voor je merk. Enkele  tips uit het whitepaper:

• Quotes delen: Deel de quotes die tijdens de bijeenkomst worden gezegd.
• Foto’s: Maak en deel foto’s, ook achter de schermen.
• Content-bak: Maak en deel een centrale plek waar aanwezigen hun content kunnen dumpen (voorbeeld).

Tips na het evenement

Het is een algemeen gegeven: zodra een evenement voorbij is gaan mensen vaak door met de dagelijkse beslommeringen. Zonde: een goede afronding is belangrijk, zeker als er nog een editie van je evenement komt. Bij deze wat tips uit het whitepaper:

• Lijstjes delen: Deel lijstjes met bijvoorbeeld ‘top tweets’ of ‘top lessons’.
• Terugkomdag: Geef aanwezigen de gelegenheid om nog een keer bij elkaar te komen, en probeer ze meteen te binden aan de volgende (voorbeeld).
• Evenementverslagen: Stimuleer het schrijven van evenementverslagen, en stimuleer ook het delen ervan.

Het valt nog niet mee, de marketing voor een evenement doen zonder ‘spammy’ te zijn. Hopelijk helpen de tips hierboven je om ervoor te zorgen dat je relevant, authentiek, alert en vooruitdenkend bent. En zoals gezegd: als je nog meer tips wilt kun je deze op het whitepaper downloaden dat ik op Inbound Industry heb gezet (mooi vormgegeven door Dion Spierings). Gratis en zonder dat je je privacy op hoeft te geven. Maar delen is aardig natuurlijk, en ik hoor graag of het mee heeft geholpen aan het succes van je evenement. Want dat is natuurlijk de reden dat je dit blog tot hier hebt gelezen.